+7 495 593-17-07   ⋅   Одинцово

Минтруд ввел для кадровых электронных документов обязательные форматы

13 марта 2023

С 1 марта 2023 года начал действовать Приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н. С этого дня кадровики обязаны готовить электронные приказы, договоры, соглашения в установленных законодателем форматах. Контур первым из интеграторов кадрового ЭДО обновил функциональность для работы с формализованными документами

Что изменилось 

Приказ № 578н утвердил форматы и состав электронных кадровых документов. Если раньше файл кадрового электронного документа (КЭД) мог быть любого типа — PDF, Word, JPEG, теперь это совокупность из 3 файлов: основной части в PDF, электронной подписи в SGN и описания документа в XML. Все детали можно узнать в статье.

Кадровый электронный документооборот

По новым правилам, КЭД состоит из основной части, файла электронной подписи и описания документа 

Единые требования применяются ко всем кадровым документам, которые не дублируются на бумаге. Помимо документов, которые:

  • созданы до 1 марта 2023;
  • являются исключениями по Трудовому кодексу, то есть актов о несчастных случаях, инструктажей по охране труда и приказов об увольнении. 

Как изменения повлияют на бизнес

Цель Минтруда — цифровизировать кадровый учет. Формализация КЭД нужна, чтобы госсистемы быстро считывали данные о документах, а регулятор легко выявлял правонарушения. Поэтому есть вероятность, что вскоре государственные порталы, например «Госуслуги», перестанут принимать документы в неактуальных форматах. А суды и трудовая инспекция не будут признавать их юридически значимыми.

Как пояснили в Минтруде, пока для кадрового ЭДО отдельно нет административной ответственности за несоблюдение Приказа № 578н. Значит, сейчас нужно ориентироваться на ст. 5.27 КоАП РФ. К примеру, за ненадлежащее оформление трудового договора должностному лицу грозит штраф от 10 до 20 тыс., ИП — от 5 до 10 тыс., а юрлицам — от 50 до 100 тыс. рублей.

Как обновили сервис КЭДО

С учетом новых правил доработали как веб-версию, так и модуль для 1C. Чтобы создать формализованный документ в Контур.КЭДО, кадровику по-прежнему надо выбрать шаблон и подписать этот файл электронной подписью. Описание документа в XML система составит автоматически. 

Если кадровик привык создавать документы вне сервиса КЭДО, а, например, в Word, он тоже не почувствует глобальных изменений. Специалисту по кадрам просто нужно  загрузить документ в сервис в формате PDF, DOC или DOCX. Потом выбрать тип документа из справочника — система сама конвертирует приказ в актуальный формат. 

Модуль для 1C автоматически исправляет ошибки в названиях документов. Это уберегает кадровика от нарушений законодательства, и при этом ему не надо самостоятельно переделывать документ.

Юлия Попова
Руководитель сервиса Контур.КЭДО

Системы ЭДО Контура не раз сталкивались с формализацией разных типов документов. Благодаря многолетнему опыту команда заранее подготовилась к изменениям, чтобы у клиентов не возникало рисков. Контур стал первым из интеграторов КЭДО, кто доработал функциональность для подготовки и использования формализованных кадровых документов. За первый час после обновления сервиса наши клиенты отправили 1286 документов по новым правилам.

Источник: https://www.diadoc.ru/blog/38062-mintrud_vvel_dlya_kadrovyh_elektronnyh_dokumentov_obyazatelnye_formaty


Другие новости

19 июня

Минцифры выступило с инициативой, согласно которой налогоплательщики должны будут обращаться в любые госструктуры только через электронные способы связи. Такую норму могут ввести уже в 2025 году.

19 июня

12 июня Соединенные Штаты ввели более 300 новых санкций в отношении России. Их цель — ограничить российскую военную промышленность от иностранных IT-решений. Разобрались с экспертом Контур.Призмы по ПОД/ФТ Аленой Орловой, как это повлияет на бизнес.

19 июня

В судебных разбирательствах о доначислении налогов обычно размер доходов определяют по платежным документам. До сих пор суды отказывались полагаться на свидетельские показания, особенно если других доказательств нет. Но недавний прецедент может изменить эту практику.

15 июня

Минтруд ввел новые формы отчетов в Центры занятости (ЦЗН). Сдавать их нужно с 1 сентября 2024 года. Расскажем об изменениях.